Algemene Voorwaarden en Privacy policy
Betaling
De kampprijs omvat deelname aan het kamp, begeleiding door monitoren, gebruik van materiaal en verzekering tijdens de kampactiviteiten, tenzij anders vermeld.
De betaling dient te gebeuren volgens de instructies die tijdens het inschrijvingsproces worden meegedeeld. Indien de betaling niet tijdig wordt voldaan, kan PionierKampen de inschrijving annuleren zonder dat hierdoor enig recht op deelname ontstaat.
Een inschrijving vervalt niet automatisch bij het uitblijven van betaling. Annulering van een inschrijving moet steeds schriftelijk gebeuren volgens de bepalingen in het hoofdstuk Annulering.
PionierKampen behoudt zich het recht voor om kampprijzen aan te passen voor toekomstige edities. Reeds bevestigde en betaalde inschrijvingen worden hierdoor niet beïnvloed.
Annulering door ouder/verzorger
Een annulering van de inschrijving dient steeds schriftelijk te gebeuren via e-mail aan het officiële contactadres van PionierKampen. De datum van ontvangst van deze e-mail geldt als annuleringsdatum.
Bij annulering meer dan 7 kalenderdagen vóór de start van het kamp kan de inschrijving kosteloos worden geannuleerd.
Bij annulering binnen 7 kalenderdagen vóór de start van het kamp wordt geen terugbetaling voorzien, tenzij in geval van ziekte of medische overmacht, mits voorlegging van een geldig medisch attest.
Indien een kind tijdens de kampweek één of meerdere dagen afwezig is, geeft dit geen automatisch recht op terugbetaling. Enkel bij ziekte, gestaafd met een geldig medisch attest, kan een (gedeeltelijke) terugbetaling worden overwogen volgens de bepalingen in het hoofdstuk Ziekte en afwezigheid.
Annulering door PionierKampen
PionierKampen behoudt zich het recht voor om een kamp te annuleren of te wijzigen in uitzonderlijke omstandigheden, zoals bij onvoldoende inschrijvingen, overmacht of situaties die de veiligheid of kwaliteit van het kamp in het gedrang brengen.
In geval van annulering van het kamp door PionierKampen wordt het volledige inschrijvingsbedrag terugbetaald. Verdere schadevergoedingen kunnen niet worden geëist.
Indien PionierKampen genoodzaakt is om een deelnemer tijdens het kamp uit te sluiten omwille van ernstige of herhaalde gedragsproblemen die de veiligheid, het welzijn van andere kinderen of de werking van het kamp verstoren, kan dit gebeuren zonder recht op terugbetaling. Dit gebeurt steeds na overleg met de ouder/verzorger en met respect voor het kind.
Ziekte en afwezigheid
Het welzijn en de veiligheid van alle kinderen staan centraal bij PionierKampen. Daarom vragen we ouders/verzorgers om zorgvuldig om te gaan met ziekte en afwezigheid.
Ziekte vóór of tijdens het kamp
Wanneer een kind ziek is vóór de start van het kamp, vragen we om dit zo snel mogelijk te melden via e-mail of het afgesproken communicatiekanaal. Indien een kind tijdens het kamp ziek wordt, nemen de monitoren contact op met de ouder/verzorger om samen te bekijken wat het beste is voor het kind.
Om besmetting en overbelasting te vermijden, kan een kind met koorts, besmettelijke aandoeningen of duidelijke ziekteverschijnselen niet deelnemen aan de kampactiviteiten. In dat geval vragen we dat het kind thuis blijft of, indien nodig, wordt opgehaald.
Terugbetaling bij ziekte
Bij afwezigheid om medische redenen kan een (gedeeltelijke) terugbetaling worden overwogen, op voorwaarde dat er een geldig medisch attest wordt bezorgd. Dit attest dient uiterlijk binnen een redelijke termijn na afloop van het kamp te worden ingediend. Zonder medisch attest kan geen terugbetaling worden voorzien.
Afwezigheid om andere redenen
Afwezigheid om persoonlijke, familiale of andere niet-medische redenen geeft geen recht op terugbetaling, ongeacht de duur van de afwezigheid. Ook bij laattijdige aankomst of vroegtijdig ophalen tijdens de kampweek is geen terugbetaling mogelijk.
Meldingsplicht
Ouders/verzorgers zijn verantwoordelijk om elke afwezigheid tijdig te melden aan de kamporganisatie. PionierKampen kan niet aansprakelijk worden gesteld voor misverstanden of problemen die ontstaan wanneer een afwezigheid niet wordt doorgegeven.
Aansprakelijkheid en verzekering
PionierKampen doet er alles aan om een veilige en zorgzame omgeving te creëren waarin kinderen met vertrouwen kunnen deelnemen aan de kampactiviteiten. Ondanks deze zorg kan deelname aan sport- en spelactiviteiten steeds een zeker risico met zich meebrengen.
Verzekering
Alle deelnemers zijn tijdens de kampactiviteiten verzekerd voor ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid via de verzekering die door PionierKampen werd afgesloten. Deze verzekering is van kracht tijdens de georganiseerde activiteiten en onder toezicht van de monitoren.
Aansprakelijkheid
PionierKampen is enkel aansprakelijk voor schade die het rechtstreeks gevolg is van een zware fout of nalatigheid van de organisatie of haar medewerkers. De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen die eigen zijn aan sport- en spelactiviteiten, noch voor schade die ontstaat door het niet naleven van instructies of afspraken.
Persoonlijke eigendommen
PionierKampen is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke voorwerpen zoals kledij, juwelen, speelgoed, elektronische toestellen of andere waardevolle spullen. Ouders/verzorgers wordt gevraagd om waardevolle voorwerpen thuis te laten en persoonlijke spullen duidelijk te naamtekenen.
Beeldmateriaal
Tijdens de kampactiviteiten kunnen foto’s en/of video’s worden genomen om de sfeer van het kamp vast te leggen. Deze beelden kunnen gebruikt worden voor communicatieve doeleinden van PionierKampen, zoals de website, sociale media of informatiemateriaal.
Door de inschrijving geeft de ouder/verzorger toestemming voor het gebruik van dit beeldmateriaal, tenzij vooraf uitdrukkelijk en schriftelijk anders werd meegedeeld. PionierKampen gaat steeds zorgvuldig en respectvol om met beeldmateriaal en gebruikt dit uitsluitend in het kader van de eigen werking en communicatie.
Indien een ouder/verzorger geen toestemming wenst te geven voor het gebruik van beeldmateriaal van zijn/haar kind, dient dit duidelijk aangegeven te worden bij inschrijving of uiterlijk vóór de start van het kamp. In dat geval wordt hier rekening mee gehouden tijdens het kamp.
Beeldmateriaal wordt nooit gebruikt voor commerciële doeleinden van derden en wordt niet gedeeld met externe partijen zonder toestemming.
Opvangmomenten
PionierKampen hanteert vaste start- en einduren, die vooraf duidelijk worden gecommuniceerd aan ouders/verzorgers. Indien voor- of naopvang wordt aangeboden, gebeurt dit enkel binnen de afgesproken tijdstippen.
Ouders/verzorgers zijn verantwoordelijk voor het tijdig brengen en ophalen van hun kind. Kinderen mogen het kamp enkel verlaten onder begeleiding van een ouder/verzorger of een vooraf schriftelijk aangeduide persoon. PionierKampen kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor kinderen die buiten de afgesproken uren worden gebracht of opgehaald.
Bij herhaaldelijk laattijdig ophalen kan PionierKampen bijkomende afspraken maken met de ouder/verzorger om de veiligheid en werking van het kamp te blijven garanderen.
Verloren voorwerpen
Persoonlijke spullen die tijdens het kamp worden verloren, worden verzameld en bewaard op een centrale plaats. Aan het einde van elke kampweek krijgen ouders en kinderen de kans om verloren voorwerpen te controleren en mee te nemen.
PionierKampen is niet aansprakelijk voor verlies of beschadiging van persoonlijke eigendommen. Niet-opgehaalde voorwerpen kunnen na afloop van het kamp worden geschonken of verwijderd.
Ouders/verzorgers worden sterk aangeraden om alle persoonlijke spullen duidelijk te naamtekenen en waardevolle voorwerpen thuis te laten.
Inclusie en zorgvragen
PionierKampen streeft naar een warme, open en respectvolle kampomgeving waar elk kind zich welkom en veilig voelt. We geloven dat verschillen verrijkend zijn en proberen, binnen onze mogelijkheden, rekening te houden met de noden van elk kind.
Zorgnoden en specifieke behoeften
Ouders/verzorgers zijn verplicht om bij inschrijving alle relevante informatie over medische, fysieke, emotionele of gedragsmatige zorgnoden van hun kind correct en volledig mee te delen. Dit stelt ons in staat om de begeleiding zo goed mogelijk af te stemmen en de veiligheid en het welzijn van alle kinderen te waarborgen.
Op basis van deze informatie bekijkt PionierKampen of de nodige begeleiding binnen de werking van het kamp haalbaar is. Het kamp werkt met een vaste monitor-kindratio en is geen gespecialiseerde zorgwerking. Extra individuele begeleiding kan niet altijd gegarandeerd worden.
Overleg en haalbaarheid
Indien er specifieke zorgvragen zijn, kan PionierKampen ouders/verzorgers contacteren voor overleg vóór de start van het kamp. Wanneer blijkt dat de zorgnoden van een kind de draagkracht van de werking overstijgen of de veiligheid en het groepswelzijn in het gedrang brengen, behoudt PionierKampen zich het recht voor om deelname te weigeren of stop te zetten. Dit gebeurt steeds met respect, transparantie en in overleg met de ouder/verzorger.
Medicatie
Medicatie mag enkel worden toegediend indien dit vooraf duidelijk werd afgesproken en correct werd doorgegeven, inclusief dosering en instructies. Medicatie dient steeds voorzien te zijn van de naam van het kind en duidelijke toedieningsinstructies.
Policy
PionierKampen hecht veel belang aan de bescherming van de privacy en persoonsgegevens van kinderen en hun ouders/verzorgers. Persoonsgegevens worden steeds zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld.
Gebruik van persoonsgegevens
De persoonsgegevens die bij inschrijving worden verzameld (zoals naam, contactgegevens en medische informatie) worden uitsluitend gebruikt voor de organisatie en uitvoering van het kamp, de communicatie met ouders/verzorgers en het waarborgen van de veiligheid en het welzijn van de deelnemers.
Medische informatie
Medische en zorggerelateerde informatie wordt enkel ingezien door bevoegde personen binnen de kampwerking en uitsluitend gebruikt in functie van de begeleiding en veiligheid van het kind. Deze informatie wordt niet gedeeld met derden.
Bewaring van gegevens
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de organisatie van het kamp en de administratieve opvolging. Gegevens worden op een veilige manier opgeslagen en beschermd tegen ongeoorloofde toegang.
Rechten van ouders/verzorgers
Ouders/verzorgers hebben het recht om hun persoonsgegevens in te kijken, te laten verbeteren of te laten verwijderen, voor zover dit wettelijk mogelijk is. Vragen hierover kunnen steeds worden gericht aan PionierKampen via het officiële contactadres.
